Esta postagem foi trazida a você em parceria paga com QuickBooks.
Uma gestão financeira escalável significa ter sistemas que acompanhem a complexidade crescente.
O que funciona quando você é um operador particular person, faturando um punhado de clientes, não funcionará quando você tem funcionários, vários fluxos de receita e uma equipe compartilhando dados financeiros.
As ferramentas e processos que o ajudaram a começar precisam crescer com você – ou começarão a atrapalhar você.
Como a gestão financeira deve evoluir ao longo do tempo?
Para a maioria das pequenas empresas, a gestão financeira começa com uma planilha. É gratuito, acquainted e suficiente quando o negócio é simples. Mas as planilhas são estáticas – elas não são escaláveis e, à medida que o negócio cresce, elas começam a desmoronar.
A progressão pure é para um software program de contabilidade dedicado: um sistema que se atualiza automaticamente, oferece suporte a vários usuários e aprofunda seus relatórios à medida que a complexidade aumenta. Escalabilidade significa que o software program cresce com o negócio em cada estágio, em vez de forçar uma migração sempre que suas ferramentas ultrapassam o tamanho.
Veja como escolher um software program financeiro para o seu negócio em crescimento:
- Procure sistemas financeiros flexíveis: Software program que oferece suporte a diversos tamanhos e modelos de negócios e não exige que você migre para uma plataforma completamente nova à medida que suas necessidades aumentam.
- Procure recursos de automação: A capacidade de automatizar tarefas recorrentes – faturamento, categorização de despesas, reconciliação – para que sua equipe não faça mais trabalho guide à medida que o quantity aumenta.
- Procure acesso multiusuário: A capacidade de adicionar membros da equipe com funções e permissões definidas, para que as tarefas financeiras possam ser compartilhadas sem comprometer a segurança dos dados.
- Procure relatórios avançados: Ferramentas de relatórios que vão além dos resumos básicos de receitas e despesas, abrangendo lucratividade de projetos, previsão de fluxo de caixa e desempenho por native ou departamento.
Por que os primeiros sistemas falham à medida que as empresas crescem
A maioria das pequenas empresas começa com a opção mais simples e barata: uma planilha, uma ferramenta básica de faturamento ou um plano de contabilidade básico. Essa é uma escolha prática desde o início. O problema é que estes sistemas não foram concebidos para serem dimensionados e as lacunas aparecem gradualmente, em vez de todas de uma vez.
Uma planilha funciona bem quando você tem dez transações por mês. Aos cem, torna-se pesado e aos mil, é um risco. Erros surgem, dados desaparecem e a reconciliação se torna uma perda de tempo significativa.
De acordo com uma pesquisa da Intuit QuickBooks, 71% dos proprietários de pequenas empresas ainda usam caneta e papel ou planilhas para gerenciar alguns aspectos de suas finanças – deixando-os expostos exatamente a esses riscos à medida que suas operações crescem.
O mesmo padrão se aplica a ferramentas de contabilidade de usuário único. Um fundador solo que usa software program básico obtém tudo o que precisa. No momento em que contratam um contador ou contratam um gerente de escritório, o sistema se torna um gargalo e retarda o crescimento da equipe.
Os processos manuais agravam o problema. Cada tarefa realizada manualmente – inserir despesas, acompanhar faturas, produzir relatórios mensais – leva proporcionalmente mais tempo à medida que o negócio cresce. Um processo que leva duas horas por mês para dez clientes leva dez horas para cinquenta.
Quando um sistema financeiro não cresce, o crescimento começa a desacelerar o seu negócio em vez de fazê-lo avançar.
Exemplo: superando uma configuração básica
Uma empresa de reforma residencial começa com um único proprietário gerenciando todo o faturamento e despesas por meio de uma ferramenta básica de contabilidade. Com dez projetos por ano, funciona bem.
No terceiro ano, o negócio cresceu para quarenta projetos, dois funcionários de escritório, um contador e subcontratados em três locais. O sistema authentic suporta apenas um usuário. O rastreamento de despesas requer entrada guide de dados e os relatórios não fazem distinção entre locais ou tipos de projeto.
O proprietário gasta horas todas as semanas na administração financeira que o sistema deveria administrar. O contador trabalha com planilhas exportadas em vez de dados em tempo actual.
Os relatórios ficam desatualizados antes de serem concluídos. O sistema que funcionou no primeiro ano está obstruindo ativamente os negócios no terceiro ano.
Como são os sistemas financeiros escaláveis
Um sistema financeiro escalável tem quatro características definidoras. Ele automatiza o trabalho de rotina, oferece suporte a vários usuários com acesso apropriado, fornece relatórios que correspondem à complexidade do negócio e se conecta a outras ferramentas nas quais o negócio é executado.
Automação
A automação é a base. Quando as transações são categorizadas automaticamente, as faturas saem dentro do prazo e a reconciliação acontece em segundo plano, a função financeira não diminui à medida que o quantity aumenta.
O sistema absorve a carga de trabalho adicional sem exigir pessoal ou horas adicionais. Para uma empresa em crescimento, essa é a diferença entre o financiamento ser um obstáculo às operações e o financiamento acompanhá-las.
Acesso multiusuário
Um sistema financeiro escalável permite múltiplos usuários, cada um com uma função definida e permissões que podem ser definidas em nível granular.
Isso significa que um funcionário que gerencia pagamentos de fornecedores não tem acesso à folha de pagamento e um gerente de vendas pode ver relatórios de receitas sem tocar nos registros de despesas. O proprietário de uma empresa, um contador e um gerente de departamento acessam os dados financeiros de que precisam – sem que nenhum deles veja o que não deveria.
Relatórios detalhados
A profundidade dos relatórios é onde os sistemas escalonáveis ganham seu lugar ao longo do tempo.
Lucros e perdas básicos são suficientes no início. Mas à medida que o negócio cresce, você precisa acompanhar a lucratividade por projeto, monitorar o desempenho por native ou departamento e prever o fluxo de caixa. Um sistema escalável disponibiliza esses relatórios sem exigir montagem guide.
Integrações
As integrações são o que unem tudo.
Uma empresa em crescimento usa ferramentas separadas para folha de pagamento, pagamentos, estoque e controle de tempo. Um sistema financeiro escalável se conecta diretamente a essas ferramentas, para que os dados fluam automaticamente para suas contas. Sem essas conexões, cada nova ferramenta adicionada cria uma nova etapa guide.
Como QuickBooks On-line apoia o crescimento dos negócios
QuickBooks on-line está estruturado em torno da ideia de que as necessidades financeiras mudam à medida que uma empresa cresce. Em vez de oferecer um único produto, oferece uma gama escalonada de planos – Easy Begin, Necessities, Plus e Superior – cada um projetado para atender a um estágio diferente de complexidade do negócio. As empresas podem atualizar à medida que suas necessidades evoluem, levando consigo seus dados e histórico.
O Easy Begin é adequado para operadores individuais e empresas muito pequenas. Necessities adiciona acesso multiusuário para até três pessoas, gerenciamento de contas e controle de tempo – atualizações práticas para uma empresa que começou a delegar tarefas financeiras.
O Plus se expande para cinco usuários e adiciona rastreamento de estoque, relatórios de lucratividade de projetos e ferramentas de orçamento – uma opção mais adequada para empresas que gerenciam produtos físicos ou rastreiam custos em vários projetos. Superior suporta até 25 usuários, com painéis personalizáveis, relatórios avançados e ferramentas de automação de fluxo de trabalho projetadas para operações mais complexas.
Em todos os planos, QuickBooks On-line automatiza tarefas rotineiras de contabilidade por meio da Intuit AI – categorizando transações, reconciliando contas e sinalizando inconsistências para revisão. Essa camada de automação significa que o sistema faz mais à medida que o negócio cresce, em vez de exigir mais das pessoas que o utilizam. E como todos os planos são executados na mesma plataforma, a atualização de um nível para o próximo é uma mudança simples, não uma migração de sistema.
H3: Exemplo: dimensionamento sem comutação de sistemas
Uma agência de advertising começa como uma operação de duas pessoas, gerenciando faturamento e despesas no QuickBooks On-line. Em dezoito meses, conta com dez clientes, três funcionários e um contador autônomo. O proprietário adiciona uma conta de usuário para o contador, que agora trabalha diretamente no sistema, e não a partir de arquivos exportados.
Dois anos depois, a agência abre um segundo escritório e contrata retentores baseados em projetos. Eles ativam o acompanhamento de aulas e relatórios de projetos – recursos já existentes no sistema, prontos para uso. Os dados financeiros desde o primeiro dia permanecem intactos.
Relatórios que antes exigiam montagem guide agora são gerados com poucos cliques. O sistema foi dimensionado com o negócio em cada fase – sem nova plataforma, sem nova curva de aprendizagem, sem migração de dados.
Como escolher um sistema escalável
O software program financeiro certo deve apoiar o seu negócio hoje e acomodar o crescimento sem que você exact começar do zero. Use esta lista de verificação para ajudá-lo a escolher um sistema financeiro escalonável:
Se você usa planilhas ou uma ferramenta básica de contabilidade, o melhor momento para atualizar é antes de sentir a pressão – não depois. A migração para um sistema mais capaz é simples quando o negócio ainda é gerenciável. Fazer isso em pleno crescimento, sob pressão, é muito mais difícil.
Perguntas frequentes
Quando uma empresa deve atualizar seus sistemas financeiros?
Os sinais mais claros ocorrem quando o sistema atual cria soluções alternativas manuais, quando mais de uma pessoa precisa de acesso ou quando os relatórios não oferecem mais a visibilidade necessária. Se você exporta dados para planilhas para produzir relatórios ou depende de uma pessoa para gerenciar tudo, o sistema já ficou para trás. Atualizar antes que essas pressões se tornem urgentes é mais fácil do que atualizar no meio delas.
O que torna o software program financeiro escalável?
O software program financeiro escalável cresce com o negócio, em vez de exigir uma substituição em cada etapa. Os principais marcadores são planos em níveis que adicionam capacidade sem forçar a migração, acesso multiusuário com permissões baseadas em funções e automação que absorve o aumento do quantity de transações sem aumentar o esforço guide.
Os relatórios devem ser aprofundados à medida que o negócio se torna mais complexo. O software program deve tornar a função financeira mais fácil de gerir à medida que o negócio cresce – e não mais difícil.
Este conteúdo é pago pelas marcas indicadas. A Digital Tendencies trabalha em estreita colaboração com anunciantes para destacar seus produtos e serviços aos nossos leitores. Embora este artigo seja informativo e não opinativo, ele reflete uma verificação completa dos fatos por nossa equipe para garantir a precisão. Nossa equipe dedicada de parcerias, e não anunciantes externos, cria todo o conteúdo de marca internamente. Para obter mais informações sobre nossa abordagem ao conteúdo de marca, Clique aqui.
